Strony www BydgoszczProjektowanie stron internetowych w Bydgoszczy.

Przykład 1, część 4 - Precyzowanie sposobu wyświetlania danych

W tabelach tworzonych za pomocą Kreatora tabel dla każdego dodawanego pola jest ustawiany szereg właściwości. Te właściwości określają rodzaj danych wprowadzanych w danym polu oraz sposób ich wyświetlania na ekranie.

Można zacząć od zmodyfikowania właściwości pól ustawionych przez program Access, chociaż większość z nich prawdopodobnie nie będzie wymagała zmiany. Może się jednak zdarzyć, że niektóre nie będą spełniały Twoich wymagań. Pewne właściwości mogą być modyfikowane bez wpływu na dane przechowywane w tabeli, natomiast zmiany innych mogą mieć taki wpływ, dlatego zanim nabędziesz doświadczenie w pracy z programem Access, zachowaj szczególną uwagę i ostrożność podczas wprowadzania daleko idących zmian.

  • W oknie Baza danych kliknij dwukrotnie tabelę Pracownicy w okienku Tabele, aby otworzyć tabelę w widoku Arkusz danych.

 

Pracownicy - tabela

 

  •  Na pasku narzędzi kliknij przycisk Widok, aby wyświetlić tabelę w widoku Projekt.

 

Pracownicy - właściwości pola

 

W widoku Projekt górna część okna zawiera listę pól tabeli. W kolumnie Nazwa pola są umieszczone nazwy pól nadane przez Ciebie lub przez kreatora w momencie tworzenia tabeli. Zauważ, że w nazwach pól nie ma spacji. Kolumna Typ danych określa typy danych, jakie poszczególne pola mogą zawierać. W kolumnie Opis mogą być umieszczone opisy pól.

Porada W nazwach pól można używać spacji, jednak wpłynie to na sposób pisania kwerend i modułów, dlatego lepiej unikać stosowania tych znaków.

Zwróć uwagę na ikonę Klucz podstawowy po lewej stronie pola IDpracownika. Wartość pola z kluczem podstawowym służy do jednoznacznego identyfikowania każdego rekordu. Oznacza to, że żadne dwa rekordy nie mogą mieć takich samych wartości w tym polu. Możesz wprowadzać te wartości samodzielnie lub zdać się w tej kwestii na pomoc programu Access. Jeśli typem pola jest typ Autonumerowanie, program Access w momencie dodawania nowego rekordu wypełnia je kolejną dostępną liczbą.

Porada Jeśli nie chcesz, aby tabela miała klucz podstawowy, zaznacz pole ustawione jako klucz podstawowy w górnej części okna, a następnie w menu Edycja kliknij polecenie Klucz podstawowy. Jeśli jako klucz podstawowy chcesz przypisać inne pole, zaznacz je i kliknij polecenie Klucz podstawowy w menu Edycja, aby je przełączyć.
Kliknij komórkę Typ danych dla pola IDpracownika — zawierającą tekst Autonumerowanie — a następnie kliknij wyświetloną strzałkę w dół.

Zostanie wyświetlona lista dostępnych typów danych. Ta lista jest dostępna w każdej komórce kolumny Typ danych — za jej pomocą można ustawić odpowiedni typ danych dla każdego pola. Ustawienie typu danych powoduje ograniczenie zakresu wprowadzanych danych właśnie do danych tego typu. Wszelkie próby wprowadzenia danych niezgodnych z tym typem zostaną odrzucone przez program Access.
Naciśnij klawisz ESC, aby zamknąć listę bez zmieniania typu danych.
W dolnej części okna tabeli kliknij po kolei każde pole w sekcji Właściwości pola.

Liczba właściwości dostępnych w sekcji Właściwości pola zależy od wybranego typu danych. Typ danych Autonumerowanie udostępnia na przykład sześć właściwości, z których cztery zawierają listy rozwijane umożliwiające wybór określonego ustawienia. Kliknięcie każdej właściwości powoduje wyświetlenie jej opisu w obszarze po prawej stronie.

Porada Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat określonej właściwości, kliknij jej pole i naciśnij klawisz F1, aby wyświetlić stosowny temat Pomocy programu Access.

 

Pracownicy - właściwości pola

 

Właściwość Rozmiar pola określa rozmiar i typ wartości, które mogą być wprowadzane w danym polu. Jeśli wartością tej właściwości jest na przykład typ Liczba całkowita długa, w polu będą akceptowane wartości z zakresu od –2 147 483 648 do 2 147 483 647. Jeśli typem danych jest Autonumerowanie, wpisy w polu będą się zaczynały od liczby 1, dzięki czemu w tabeli będzie można umieścić rekordy dla ponad dwóch miliardów pracowników, zanim zakres typu danych zostanie przekroczony.

Ustawienie wartości Przyrostowy dla właściwości Nowe wartości określa, że program Access ma używać kolejnej dostępnej liczby w sekwencji. Alternatywną wartością widoczną po rozwinięciu listy dla tej komórki, jest wartość Losowy.

Właściwość Format określa sposób wyświetlania danych w polu na ekranie i podczas drukowania, nie wpływa jednak na sposób przechowywania danych. Dla niektórych typów danych format wyświetlania jest wstępnie zdefiniowany; możesz także tworzyć własne formaty.

Czy pamiętasz, że podczas wyświetlania tabeli w widoku Arkusz danych w nazwach niektórych pól były wyświetlane spacje? Sposób wyświetlania nazw pól w widoku Arkusz danych jest określany za pomocą właściwości Tytuł. Jeśli dla tej właściwości ustawiono wartość, będzie ona używana zamiast rzeczywistej nazwy pola.

Ustawienie wartości Tak (Bez duplikatów) dla właściwości Indeksowane wskazuje, że informacje w danym polu mają być indeksowane w celu przyspieszenia wyszukiwania oraz że duplikowanie wartości nie jest dozwolone. Dla pola ustawionego jako klucz podstawowy ta właściwość ma automatycznie ustawianą wartość Tak (Bez duplikatów). Pola niebędące kluczem podstawowym również mogą być indeksowane.

Uwaga Nową funkcją pakietu Office 2003 jest możliwość zastosowania do pól tagów inteligentnych. Zobacz sekcję Tagi inteligentne w niniejszym artykule, aby uzyskać więcej informacji.
Pozostawiając zaznaczone pole IDpracownika (widoczna strzałka w selektorze wiersza), kliknij pole Format i wpisz 000 (trzy zera).

Numer identyfikatora (ID) generowany przez program Access będzie teraz wyświetlany jako liczba trzycyfrowa. Jeśli wygenerowana liczba będzie miała mniej niż trzy cyfry, zostanie uzupełniona zerami z lewej strony.
Kliknij pole Fotografia i zmień jego typ z Obiekt OLE na Tekst.

Kreator tabel umieścił pole Fotografia w tej tabeli i nadał mu typ Obiekt OLE, aby było możliwe przechowywanie w nim fotografii pracownika. Jednak w polu ma być przechowywana nazwa pliku fotografii, nie zaś sama fotografia, dlatego typ Tekst jest bardziej odpowiedni dla tego pola.
Kliknij pole TelefonDomowy, aby wyświetlić jego właściwości.

 

Pracownicy - telefon

 

Pole TelefonDomowy jest polem typu Tekst, chociaż będą w nim dane przechowywane stanowiące ciąg cyfr. Przyczyną tego jest fakt, że numer telefonu może zawierać nawiasy, myślniki i spacje i nie jest liczbą, która mogłaby być używana w obliczeniach — typ Tekst jest najodpowiedniejszy.

Analizując sekcję Właściwości pola dla tego pola, można zauważyć, że dla tego typu danych jest dostępnych więcej właściwości niż w przypadku pola typu Autonumerowanie.

Właściwość Rozmiar pola dla pola o typie danych Tekst określa liczbę znaków, które mogą być wprowadzone w tym polu. Próba wprowadzenia większej liczby znaków spowoduje wyświetlenie przez program Access komunikatu ostrzegawczego, a opuszczenie pola bez ograniczenia liczby znaków do wartości równej rozmiarowi pola lub mniejszej będzie niemożliwe.

Właściwość Tytuł ma wartość Tel. domowy. Ta nazwa będzie używana w górnej części kolumny pola w widoku Arkusz danych. Nazwy opisowe są ustawiane przez kreatora, ale możesz je swobodnie modyfikować.
Kliknij pole DataZatrudnienia, aby wyświetlić jego właściwości.

 

Pracownicy - datazatrudnienia

 

Właściwość Format dla tego pola ma wartość Data krótka; daty tego typu wyglądają na przykład tak: 21-4-2003. To ustawienie powoduje, że data wprowadzona w dowolnym standardowym formacie, na przykład 21 kwietnia 03, zostanie wyświetlona jako data krótka (na przykład 21-4-2003).

Uwaga W ćwiczeniach przedstawionych w tym artykule zakłada się, że rok jest wyświetlany za pomocą czterech cyfr (d-m-rrrr). Ten sposób wyświetlania można ustawić za pomocą okna dialogowego Opcje regionalne i językowe systemu Microsoft Windows XP. Aby sprawdzić lub zmodyfikować to ustawienie na Twoim komputerze, kliknij przycisk Start, kliknij polecenie Panel sterowania, kliknij polecenie Data, godzina, język i opcje regionalne, a następnie kliknij ikonę Opcje regionalne i językowe. We wcześniejszych wersjach systemu Windows ten proces ma podobny przebieg, jednak nazwy niektórych poleceń mogą być nieco inne.

Właściwość Maska wprowadzania tego pola ma ustawioną wartość 99-99-00;0. Maska wprowadzania umożliwia sterowanie wyglądem danych podczas ich wprowadzania oraz formatem ich przechowywania. Każda cyfra 9 reprezentuje cyfrę opcjonalną, a każda cyfra 0 — wymaganą. Po przejściu do tego pola w widoku Arkusz danych w celu wprowadzenia daty zostanie wyświetlona następująca maska: __-__-__. Taka maska oznacza, że data powinna zostać wprowadzona w postaci na przykład 21-04-01, jednak po naciśnięciu klawisza ENTER w celu przejścia do kolejnego pola data zostanie zmieniona zgodnie z formatem określonym we właściwości Format.

Kolejną ciekawą właściwością jest Reguła spr. poprawności. W tabelach generowanych przez kreatora reguły sprawdzania poprawności nie są używane. Takie reguły są zbyt ściśle uzależnione od wprowadzanych danych, by móc je przewidzieć. Poniżej podano jednak krótki opis ich zasad działania.
Kliknij pole Reguła spr. poprawności i wpisz <Now(). Następnie kliknij pole Tekst reguły spr. poprawności i wpisz tekst Wprowadzana data musi być równa dzisiejszej lub wcześniejsza.

W ten sposób została utworzona reguła mówiąca, że wprowadzana data musi poprzedzać datę bieżącą (być od niej mniejsza), zgodnie z odczytem zegara systemowego komputera, na którym jest przechowywana baza danych. Wpisana data przyszła nie zostanie zatwierdzona przez program Access — program wyświetli tekst reguły sprawdzania poprawności w postaci alertu w oknie dialogowym.

Uwaga Właściwości Format, Maska wprowadzania i Reguła spr. poprawności oferują doskonały sposób zagwarantowania prawidłowości informacji wprowadzanych w tabelach. Należy jednak uważać, aby nie uczynić procesu wprowadzania danych trudnym i frustrującym. Warto przetestować działanie właściwości przed przekazaniem bazy innym osobom.
Kliknij przycisk Widok, aby wrócić do widoku Arkusz danych; kliknij przycisk Tak, aby potwierdzić zapisanie zamian w tabeli.

Porada Przy próbie przełączenia się z widoku Projekt do widoku Arkusz danych po dokonaniu zmian (a czasem i bez tego) jest wyświetlane okno dialogowe alertu zawierające monit o zapisanie tabeli. Kliknięcie przycisku Nie powoduje pozostanie w widoku Projekt. Kliknięcie przycisku Tak powoduje zapisanie zmian przez program Access i przełączenie do widoku Arkusz danych. Aby przełączyć widoki bez zapisywania zmian wprowadzonych przypadkowo, kliknij przycisk Nie, a następnie kliknij przycisk Zamknij tabeli. Po wyświetleniu kolejnego okna dialogowego alertu, kliknij przycisk Nie, aby zamknąć tabelę bez zapisywania zmian.
Wprowadź datę przyszłą w polu Data urodzenia i Data zatr.

W polu Data urodzenia, dla którego nie określono reguły sprawdzania poprawności, jest akceptowana każda data. Natomiast w polu Data zatr. data późniejsza niż bieżąca data ustawiona w systemie nie zostanie zaakceptowana.
Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe alertu, zmień wartość pola Data zatr. na przeszłą, a następnie kliknij przycisk Zamknij, aby zamknąć tabelę Pracownicy.
W oknie Baza danych kliknij tabelę Dostawcy, a następnie kliknij przycisk Projekt, aby ją otworzyć w widoku Projekt.
Usuń pola Kraj/region, TerminyWpłat, AdresEmail i Notatki, klikając selektor wiersza i naciskając klawisz DEL.

Porada Program Access wyświetli komunikat z informacją, że usunięcie pola AdresEmail wymaga usunięcia wraz z nim wszystkich jego indeksów. Kliknij przycisk Tak. Ten alert zostanie również wyświetlony w kroku 17; za każdym razem kliknij przycisk Tak, aby usunąć pole.
Zamknij tabelę Dostawcy, klikając przycisk Tak, aby zapisać zmiany.
Otwórz tabelę Kontrahenci w widoku Projekt i usuń pola NazwaFirmy, FirmaLubDział, StanowiskoPrzedstawiciela, Wewnętrzny, NrFaksu, AdresEmail oraz Notatki.
Kliknij pole IDklienta i zmień wartość właściwości Rozmiar pola z 4 na 5.
Zmień nazwy poniższych pól i ich tytuły. Zwróć uwagę, że w nowych nazwach pól nie ma spacji; gdyby tytuły pól były wielowyrazowe, spacje mogłyby w nich występować.

 

Oryginalna nazwa pola Nowa nazwa pola Nowy tytuł
ImięPrzedstawiciela Imię Imię
NazwiskoPrzedstawiciela Nazwisko Nazwisko
AdresRachunku Adres Adres
StanLubProwincja Region Region
Kraj/region Kraj Kraj

 

  • Zamknij tabelę Kontrahenci, klikając przycisk Tak, aby ją zapisać.